A. Planeringsfas. De lokala föreningarna bjuds in via föreningsregistret till planeringsmöten, där idéer och de praktiska frågorna gås igenom. Teman och innehållet i evenemanget växer fram, exempelvis en marknad med försäljning av olika slag, prova-på aktiviteter där besökande barn och vuxna kan vara interaktiva, lokala talanger uppträder, film från lokala filmare visas, stadsvandring, med mera. Mötena dokumenteras med minnesanteckningar och deltagarna förankrar i respektive förening mellan mötena. Näringsliv och bostadsbolag bidrar med sponsring och planerar hur de ska delta. En grupp ungdomsvolontärer väljs ut. Genom workshops på Stadsteatern och biblioteket får de möjlighet att lära sig mer om hur man genomför events och vilka yrken som finns i branschen, de får en säkerhetsutbildning av ordningsvakter och workshop om marknadsföring.
Evenemanget marknadsförs genom intervjuer i lokaltidningar, annonser, affischer, pressmeddelande och mejlutskick via deltagarnas nätverk.

B. Genomförandet av Skärholmsdagen. Minst ett hundratal personer har en uppgift i evenemanget. Förutom ideella föreningar deltar stadsdelsförvaltningens olika avdelningar, bostadsbolag, brandförsvar, Stadsteatern, Biblioteken, med flera.

C. Efterarbete. En annons sätts in i lokaltidningen där de medverkande föreningarna och aktörerna tackas. Utvärderingsmöte hålls i någon festlig form. Deltagarna går igenom vad som varit lyckat och vad som behöver förbättras till nästa gång, mötet dokumenteras. Vissa föreningar bestämmer sig för att fortsätta kontakten och startar ett längre eller kortare samarbete.